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= **Version Word du glossaire:** = = =

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= __**Glossaire à propos des Achats**__ =

C’est une stratégie pour développer l’entreprise.Elle prend en charge toutes les activités nécessaires à la fabrication des produits. Maintenant on fait plus appel à de la sous-traitance. Si la fonction achat dépend de la direction technique, tout ce qui concerne l’approvisionnement est important. (pas de rupture de stock !!) Si la fonction achat dépend de la direction financière/administrative, tout ce qui concerne les critères financiers et le respect des procédures est prioritaire. Si la fonction achat dépend de la direction générale alors on a une considération stratégique des achats.La fonction achat se décompose en 3 phases regroupées dans l’e-procurement : Le //sourcing// : recherche et sélection des fournisseurs et des produits Le //purchasing// : détermination du __prix__ et des achats Le //procurement// : approvisionnement et suivi administratif (le //commerce collaboratif// : tous les intervenants de la chaîne sont en relation constante) Le //__directeur des achats__// a pour fonction de réduire les coûts, d’améliorer la qualité ainsi que de rationaliser les procédures.
 * **Appel d’offre** : procédure permettant de mettre en concurrence plusieurs fournisseurs/entreprises pour fournir un produit ou un service
 * Les **achats sous contrats** sont les plus appréciés par les entreprises car c’est fondé sur du long terme. Ils s’opposent aux **achats spots** qui sont possibles pour des achats occasionnels.
 * Un **consortium **est une collaboration temporaire entre plusieurs acteurs à un projet ou programme dans le but d'obtenir un résultat.
 * **__Economie__ d’abondance** : lorsque l’offre >> demande
 * **E-fulfilment** : traitement de commandes
 * **E-intelligence** : comparaison de performance
 * **E-requesting** : planification
 * **E-sourcing** : appels d’offres
 * **E-supply chain** : optimisation de la logistique
 * **L’intégration verticale** : Elle a un contrôle total des ensembliers sur toute la filière industrielle.
 * **La fonction achat** (//buy//): Elle apparut en 1998, elle contient la définition des produits à acquérir, et s’occupe de la recherche des produits et/ou des fournisseurs, de la sélection des fournisseurs suivant différents critères ainsi que de la négociation des contrats.
 * //Place de Marché Vertical //e regroupe toutes les entreprises d’un même secteur, échange des produits direct tandis qu’une //place de marché Horizontale// s’intéresse aux produits indirects.
 * **Procurement** : Ce terme regroupe la totalité du cycle d’achat et d’approvisionnement.
 * **Produits directs/ stratégiques** : Ce sont des produits destinés à la production de biens et/ou de services de l’entreprise.
 * **Produits indirects/non stratégiques** : Ce sont les produits « facultatifs », dont la rupture de stock n’entraine pas d’arrêt de la chaîne de production. (ex : affaires de bureau pour une entreprise automobile)

**L’achat industriel:**

 * **Appel d’offres (OF)** : Procédure par laquelle l’acheteur public choisit l’offre économiquement la plus avantageuse, sans négociation, sur la base de critères objectifs et pondérés préalablement portés à la connaissance des candidats.
 * **Audits des achats** : procédures et méthodes de contrôle visant à comparer la situation existante de la fonction et du processus achat par rapport aux référentiels existants, internes et externes. L’audit est mené de manière professionnelle et indépendante.
 * **Benchmarking** : technique de marketing qui consiste à étudier et analyser les techniques de gestion, les modes d’organisation et les résultats des autres entreprises afin de s’en inspirer et d’en retirer le meilleur parti.
 * **Fonction approvisionnement** : se focalise essentiellement sur la passation des commandes auprès des fournisseurs disposant d’un contrat. Elle prend en compte la dimension logistique et de gestion des stocks.
 * **Fonction marchés** : sous-fonction de la fonction Achat. Elle concerne plus particulièrement le __lancement__ et la gestion des consultations. Elle intègre le choix du fournisseur et l’exécution contractuelle du marché.

 **Cartographie des achats** : recense et segmente l’ensemble des achats d’une collectivité par catégories homogènes. C’est le regroupement et la classification des achats de fournitures de même nature.


 * **Centrale d’achats** : constituée pour satisfaire les besoins en services, et en fournitures de ses adhérents. Dans le cadre des dispositions du code des marchés publics, les acheteurs peuvent être dispensés d’organiser une mise en concurrence lorsqu’ils ont recours à une centrale d’achats dans la mesure où les formalités de mise en concurrence on été effectuées par la centrale d’achats elle-même.


 * **Client interne** : la direction, le service, le prescripteur ou l’utilisateur interne à l’entreprise, qui émet une demande d’achat des produits, services, traitée par les acheteurs du point de vue technique et commercial pour le compte de la collectivité.


 * **Common Procurement Vocabulary (CPV)** : « Vocabulaire commun à l’achat public » : nomenclature européenne de référence en matière d’achat public. Cette nomenclature est désormais obligatoire pour la rédaction de tous les avis d’appel public à la concurrence.
 * **Conditions générales d'achats (CGA) :** Les acheteurs ont la possibilité de rédiger des CGA qui encadrent contractuellement leurs achats, notamment de faible montant lorsqu’il n’est pas conclu de véritables marchés formalisés de type « appel d’offres ». Il s’agit, en général, des clauses figurant sur (ou au dos) les bons de commandes et qui fixent les droits et obligations des co-contractants en matière de respect des délais de livraison, de délais de garantie contractuelle, de pénalités de retard.


 * <span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">**ERP :** Un progiciel de gestion (ERP pour « //enterprise resource planning// ») qui permet de gérer l’ensemble des processus d’une entreprise, en intégrant l’ensemble des fonctions de cette dernière comme la gestion des ressources humaines, la gestion comptable et financière, l’aide à la décision, mais aussi la vente, la distribution, l’approvisionnement, le commerce électronique. ». Le principe fondateur d’un ERP est de construire des applications informatiques (paie, comptabilité, gestion de stocks…) de manière modulaire (modules indépendants les uns des autres) tout en partageant une base de données unique et commune.


 * <span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">**Etude de marché fournisseurs – sourcing :** méthode de recherche et d’évaluation des fournisseurs (en anglais : « request for information »), en fonction de critères d’évaluation découlant des critères de performances du produit ou du service identifiés lors de l’élaboration du cahier des charges et permettant à l’acheteur d’améliorer son champ concurrentiel.


 * <span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">**House organ** : bulletin de liaison avec les fournisseurs

> __but__ : aboutir à une collaboration dans l'interêt des 2 parties. > préparation de la négociation : méthode ACT : - ce qu'on **a**imerait obtenir dans un schéma idéal > - ce qu'on **c**herchera au moins à obtenir dans une discussion pragmatique - ce qu'on **t**ient absolument à obtenir sous peine de rupture des conversations
 * <span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">**Négociation** : ajustement de l'offre et la demande entre l'acheteur et le vendeur.

> -le plan tactique (arborescence de décisions) > -les informations mobilisables > -l'argumentaire (appui des objectifs) > > > - entretiens directifs : questionnaire fermé peu susceptible d'interprétation > -entretiens semi-directifs : autonomie à l'intérieur d'un guide d'entretien qui donne une trame > -entretiens non directifs : exploration en profondeur des attitudes et les comportements des interlocuteurs > > ==> tester l'<span style="border-bottom-color: initial; border-bottom-style: dotted; border-bottom-width: initial; text-decoration: none;">outil, but : vérifier qu'il fonctionne et apporte les résultats attendus
 * **préparation négociation** : tableau de bord -objectifs (ACT)
 * __//Techniques de recueil de l'information ://__

** Uni.H.A **
Uni.H.A. est un Groupement de Coopération Sanitaire, créé en 2005 pour permettre aux différents membres de grouper leurs achats et ainsi réduire les coûts unitaires de leurs achats. Il regroupe 54 établissements et représente 1,3 Milliard d'euros et permettrait aux membres d'économiser environ 10%. Uni.H.A. regroupe les demandes des différents établissements membres, lance un appel d'offre et choisit un fournisseur, pour les membres il ne reste plus qu'à commander chez le fournisseur ainsi choisi. La responsabilité opérationnelle des achats groupés est confiée à des coordinateurs de filières répartis dans 12 établissements membres, uni.H.A. compte 11 filières qui sont la biologie, les produits de santé ( médicaments et dispositifs médicaux ), hygiène et protection du corps, fonction linge, R&H et formations, services, bureautique, informatique, énergie, ingénierie biomédicale, consommables et équipements, consommations. Lorsque Uni.H.A. regroupera toutes les filières d'achat des hôpitaux, ces derniers n'auront plus de service achat interne, ils n'auront plus qu'à s'occuper de l'approvisionnement.

** Quelques abréviations ** : > >
 * **RFI** (//Request for information//)
 * **RFQ** (//Request for quotation//) : demande de prix.
 * **EDI** (//electronic data interchange//) : échange de données électronique.
 * **TCO** //(total Cost of Ownership)// : coût global
 * **ANAES** :agence nationale d'accréditation des établissements de santé
 * **ANFH** : association nationale pour la formation permanente du personnel hospitalier
 * **ARH** : agence régionale d'hospitalisation
 * **CAO** : commission d'appel d'offres
 * **CCAG** : cahier des clauses administratives générales
 * **CCAP** : cahier des clauses administratives particulières
 * **CCTG** : cahier des clauses techniques générales
 * **CCTP** : cahier des clauses techniques particulières
 * **DHOS** : direction de l'hospitalisation et de l'organisation des soins
 * **FHF** : fédération hospitalière de <span style="border-bottom-color: initial; border-bottom-style: dotted; border-bottom-width: initial; text-decoration: none;">France
 * **FIFO** : first in, first out
 * **GMAO** : gestion de maintenance assistée par ordinateur
 * **IGAS** : inspection générale des affaires sanitaires et sociales
 * **RC** : règlement de la consultation
 * **UF** : unité de fonctionnelle
 * **CACMC :** Conseil d’Administration et Commission Médicale Consultative
 * **CRIH** : Centres Régionaux d’Informatique Hospitalière.
 * **PMSI :** Programme de Médicalisation des Systèmes d’Informations

Méthodologie pour la gestion des ressources hospitalières **OPALE** Logiciel de gestion hospitalière qui gère la gestion administrative des patients, la saisie des prestations et la facturation.

Comparaison de la productivité ou de l’efficience des différents centres de charges. Le processus de transformation est plus ou moins efficient selon que l’on fait le plus et le mieux possible avec les ressources disponibles. Les informations fournies permettent l’établissement d’une planification financière en fonction du volume de prestations.
 * Reporting par centre de charges et par prestation**

Identification des prestations déficitaires (revenus<coûts) et mise en œuvre de mesures correctrices.
 * Reporting par centre** **de profit et par prestation**

Comptabilité des coûts par patient et identification des cas extrêmes en terme de consommation de ressources. L’étude porte sur les patients qui induisent plus ou moins de coûts par rapport à une moyenne. Ces informations peuvent servir à l’identification de groupes de patients homogènes sur le plan des ressources consommées.
 * Reporting par patient**

Le coût d’un processus est égal à la somme des coûts des activités consommées par le processus. Ces informations contribuent à définir des modes de financement basés sur des activités ou processus pertinents d’un point de vue clinique et économique.
 * Reporting par processus (entrée-définition du traitement-traitement- sortie)**

Le coût d’une trajectoire est égal à la somme des coûts des processus consommés par la trajectoire. Ces informations contribuent à définir des modes de financement basés sur la pratique médicale.
 * Reporting par trajectoire (ensemble des processus)**

Informations relatives comment améliorer la stratégie d'achat dans les établissements de santé.

**Améliorer la stratégie d’achat dans les établissements de santé**


 * Achat public** : ensemble de la procédure de passation d’un marché public, de la définition du besoin jusqu’au suivi de l’exécution du contrat. Les achats concernent sans exception l’ensemble des services de l’hôpital et sont ainsi garants de leur bon fonctionnement.


 * Approvisionnement** : cette fonction est située en aval de l’achat. Elle se centre sur le recensement des besoins des utilisateurs, la passation des commandes, la réception des livraisons, l’éventuel stockage et le suivi des factures.

La distinction est encore peu ancrée à l’hôpital du fait que les fonctions d’acheter et d’approvisionneur sont souvent exercées par les mêmes personnes Les principaux acheteurs sont la pharmacie et les services économiques. Les autres acheteurs sont les services techniques, informatiques et de la formation continue.


 * La diversité des acheteurs** liée à la spécificité des achats **entraîne une fragmentation** de la fonction achat et **un manque de coordination historique** entre les achats des différentes directions. D’où la nécessité **d’un réel dialogue stratégique** entre les directions pour influencer les fournisseurs et **optimiser les coûts.**


 * Les achats** directement **liés** à la **production de soins** (médicaments, matériel biomédical, équipements de soins..) **représentent plus de la moitié** du portefeuille d’achat.

Il existe des **disparités** entre les établissements sur **l’organisation de la fonction achat** ainsi que des **variations sur les prix** pour un même type de produit acheté. Ces écarts ont conduit le Ministère de la santé à soutenir la création de groupements d’achats nationaux ou régionaux (Ils ne produisent pas à l’état actuel les bénéfices attendus).

Pour __mener__ une bonne stratégie dans un centre hospitalier, la maîtrise des achats est primordiale et la prise en considération de ces paramètres est d’autant plus importante :
 * Le vieillissement de la population, le développement des maladies chroniques
 * Les innovations technologiques (adaptation continue des équipements, recherche de développement des techniques innovantes afin de soigner au mieux les patients).
 * La démarche d’amélioration continue de la qualité et du confort

La mise en place d’une politique stratégique des achats (pour une gestion dynamique des achats) nécessite une connaissance fine de l’activité : 1. La connaissance des fournisseurs 2. Le volume d’achat par filière et segment homogène d’achat 3. Le classement de ces segments en fonction de la complexité et de la valeur des achats.